Diese 9 Fragen müssen Sie sich bei der Implementierung eines neues IT-Systems stellen
Die digitale Transformation umfasst 80 % Planung und 20 % Implementierung. Das IT-Team muss dafür sorgen, dass die Tools und Plattformen den Zweck erfüllen und so implementiert werden, dass alle in der Organisation davon profitieren. Es ist daher wichtig, dass Sie vor der Implementierung die richtigen Fragen stellen – ganz gleich, ob Sie ein neues Programm, eine neue Anwendung oder gleich ein komplettes IT-System installieren wollen. Hier finden Sie einige wichtige Ratschläge, um die nächste Implementierung so reibungslos wie möglich durchzuführen.
Warum müssen Veränderungen geplant werden?
Veränderungen sind unvermeidlich. Dies galt besonders für die IT-Abteilungen im Jahr 2021. Die digitale Transformation und die massive Umstellung auf Telearbeit brachten die alten Systeme schnell an ihre Grenzen. Die logische Konsequenz: Viele der IT-Systeme des Unternehmens mussten durch Lösungen ersetzt werden, die dem Druck gewachsen waren – ohne zu hohe Kosten zu verursachen.
Es war nun Ihre Aufgabe sicherzustellen, dass die neuen Tools vollständig integriert werden und reibungslos funktionieren. Implementationen sind jedoch oft leichter gesagt als getan. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie im gesamten Unternehmen ein neues ERP-System einführen, das den Betrieb des Unternehmens in den kommenden Jahren unterstützen soll und ältere ERP-Systeme mit moderner Technologie ausstattet, oder Sie nur auf Office 365 umstellen.
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Fragen, die Sie vor der Implementierung von IT stellen sollten
Um Ihnen zu helfen, haben wir einige Fragen zusammengestellt, die Sie sich selbst, Ihren Führungskräften und Ihren Benutzern stellen sollten, um Ihr nächstes IT-Implementierungsprojekt problemlos durchzuführen.
1. Welches Problem wollen wir lösen?
Dies ist die wichtigste Frage, die man sich stellen sollte, bevor man ein größeres Projekt in Angriff nimmt. Wenn Sie wissen, welches Problem Sie lösen wollen, können Sie eine schleichende Ausweitung des Umfangs verhindern, die natürlichen Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereiche für Ihr Team und andere definieren und das richtige Tool für die Aufgabe finden. Wenn Sie diese Frage nicht eindeutig beantworten können, sollten alle Beteiligten innehalten und sich ernsthaft darüber austauschen, welches Ziel erreicht werden soll.
2. Was passiert, wenn wir nichts unternehmen?
Das Problem kann wehtun, aber manchmal tut die Lösung des Problems mehr weh als das Problem selbst. Für manche Probleme findet sich im Laufe der Zeit eine Lösung. Deshalb sollten Sie, bevor Sie etwas unternehmen, genau untersuchen, ob es nicht besser ist, nichts zu tun.
3. Welche Vision haben wir für die Lösung?
Für eine reibungslose Implementierung ist eine strategische Vision für die Lösung – ihre Interaktion mit dem Rest des Ökosystems, ihr Funktionsumfang sowie die Gesamtkosten und der Nutzen – ebenso wichtig wie viele der komplexen technischen Entscheidungen, die Sie treffen müssen. Mit einer klaren Vision sind Sie auch in der Lage, Ihre Prozesse auf neue Systeme auszurichten.
4. Ziehen alle im Team an einem Strang?
Fehlt die Unterstützung Ihrer IT-Mitarbeiter, setzt sich das Unternehmen unnötigen Risiken aus und kann wichtige Arbeitszeit verlieren. Eine mangelhafte Umsetzung führt zu Funktionsproblemen, mangelnder Sicherheit und einer unzureichenden Zuweisung von Ressourcen. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Ihr gesamtes Team die Entscheidung unterstützt, bevor Sie den Sprung wagen.
5. Sind alle Führungskräfte mit an Bord?
Die Unternehmensführung sollte stets die Vision und den Impuls für die Veränderung geben – zumal es ohne ihre direkte Beteiligung schwierig sein wird, die Einführung auf allen Ebenen voranzutreiben und die Teams auf neue strategische Prioritäten auszurichten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen in Führungspositionen auf Ihrer Seite sind.
6. Wer wird Teil des Projektteams für die Implementierung?
Am häufigsten scheitern Veränderungsinitiativen sowohl in der IT als auch in anderen Bereichen unter anderem daran, dass die geeigneten Ressourcen fehlen. Teilweise können IT-Implementierungen neben den normalen täglichen Aufgaben durchgeführt werden. Bei einem Komplettaustausch des ERP-Systems beispielsweise kann es jedoch notwendig sein, ein spezielles Projektteam zusammenzustellen, das sich über einen längeren Zeitraum ausschließlich mit dieser Aufgabe beschäftigt. Sie müssen für jedes Projekt neu entscheiden, welcher Ansatz am besten geeignet ist. In diesem FAQ-Artikel erfahren Sie mehr über die Implementierung einer Cloud-ERP-Anwendung.
7. Wer ist für die Implementierung verantwortlich? Wir? Der Anbieter? Externe Berater?
Je nach Größe und Komplexität Ihres neuen Systems können jeweils andere Personen für den Erfolg des Projekts zuständig sein. Eine Option ist die Übertragung der Projektleitung und -umsetzung an externe Berater, damit sich Ihre Teams auf ihre täglichen Aufgaben konzentrieren können. Eine andere Option die Unterstützung durch Teams des Anbieters. Wichtig ist jedoch, dass die für die Leitung des Projekts verantwortlichen Personen nicht in die tägliche Problemlösung einbezogen und so von ihrer eigentlichen Aufgabe abgehalten werden.
8. Wo müssen wir mit Widerstand durch die Benutzer rechnen?
Widerstand kann nicht einfach so im Keim erstickt werden, sondern gehört bei den meisten Veränderungsprojekten dazu. Er entsteht häufig dadurch, dass die Bedingungen und Bedürfnisse vor Ort die Umstellung auf neue Tools erschweren, selbst wenn sich alle auf die Veränderung freuen. Wenn Sie mit den Anwendern sprechen und mögliche Schwierigkeiten erkennen, können Sie sie viel leichter überwinden.
9. Reden wir nur oder tun wir etwas?
Nur darüber zu reden, bedeutet nicht, dass es auch umgesetzt wird. Führungskräfte können leicht annehmen, dass die Implementierung automatisch erfolgt, nachdem sie grünes Licht gegeben haben. Damit nicht nur von der Implementierung gesprochen, sondern diese tatsächlich umgesetzt wird, müssen Sie alle Ebenen des Unternehmens einbeziehen und regelmäßig den Fortschritt überprüfen. Alle Beteiligten sollten wissen, was von ihnen erwartet wird, wie sie es umsetzen können und an wen sie sich bei Fragen wenden können.
Das Wichtigste bei einer Software-Implementierung ist die Erfahrung der Menschen
Erfahrung. Darum geht es bei Software. Sie soll den Benutzern eine Erfahrung bieten, damit diese ihre Pläne umsetzen können. Und diese Erfahrung sollte sie begeistern, statt sie zu verärgern.
Es geht aber auch um die Erfahrung der Mitarbeiter, die an der Implementierung beteiligt sind. Dabei steht nicht nur ihr Wissen im Vordergrund, sondern auch ihre Erlebnisse während der Umsetzung des Projekts.
Damit sowohl die Umsetzung als auch das Ergebnis als positiv wahrgenommen werden, ist ein bestimmter Ansatz bei der Entwicklung und Umsetzung von Unternehmenssoftware notwendig. Bei Unit4 nennen wir diesen Ansatz People Experience.
Was ist People Experience?
Es fängt damit an, welche Art von Unternehmen Sie sind und was Ihnen wichtig ist. Unit4 setzt sich für Menschen ein und arbeitet mit Organisationen zusammen, bei denen Menschen im Mittelpunkt stehen, zum Beispiel Unternehmen für professionelle Dienstleistungen, gemeinnützige Organisationen, Bildungseinrichtungen oder Unternehmen aus dem öffentlichen Sektor.
Bei unserem Ansatz zur Softwareentwicklung steht der Mensch im Mittelpunkt. Ziel ist es, die Arbeit einfach und intuitiv zu gestalten, damit die Benutzer engagiert und produktiv sind und das Unternehmen seine Ziele erreicht. Wir passen die Software an die Arbeitsweise der Benutzer an und automatisieren so viele stumpfe Routineaufgaben wie möglich.
Dieser Ansatz findet sich auch in der Art und Weise, wie wir Implementierungsprojekte durchführen, wieder. Wir arbeiten sehr eng mit den Kunden zusammen, beziehen sie in die Entscheidungen ein und geben ihnen die Werkzeuge in die Hand, um die Lösung selbst einzurichten und in Betrieb zu nehmen. Wir geben unser Wissen an sie weiter, damit sie die Software in Zukunft ohne unsere Hilfe verwalten und schnell an veränderte Umstände anpassen können.
Fünf praktische Vorteile dieses Ansatzes
- Wir beginnen mit vorgefertigten Branchenvorlagen. Diese können Sie entweder so verwenden, wie sie sind, oder entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen, wobei zunächst eine Anfangsversion erstellt wird, die dann im Laufe der Zeit verfeinert werden kann.
- Wir konzentrieren uns auf das, was in kürzester Zeit einen möglichst großen Nutzen für das Unternehmen bringt, und stellen das zuerst bereit. Dies reduziert die Risiken bei der Inbetriebnahme und liefert schneller einen Mehrwert.
- Wir geben unser Wissen an Sie weiter, sodass Sie die Lösung selbst und ohne fremde Hilfe verwalten und schnell an veränderte geschäftliche Gegebenheiten anpassen können.
- Wir wickeln unsere Projekte professionell ab, berücksichtigen Probleme, Risiken und Veränderungen und finden schnell eine passende Lösung.
- Wir unterstützen Ihre Benutzer bei der Umstellung auf die neue Lösung und stellen sicher, dass das Projekt die Geschäftsziele erreicht.
Die Kunden bevorzugen diesen Ansatz gegenüber der üblichen Vorgehensweise in der Branche
Einer unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor ist die Gemeinde Langley in Kanada. Die Finanzdirektorin der Gemeinde, Bev Burnette, beschreibt ihre Erfahrungen mit der Implementierung wie folgt: „Die Zusammenarbeit mit Unit4 war wirklich hervorragend. Ich freue mich über all das, was ich von den Unit4 Beratern gelernt habe.
Sie sind sehr sympathisch und es macht Spaß, mit ihnen zusammenzuarbeiten. Sie stellen sicher, dass Sie nicht nur das passende System für Ihre Zwecke finden, sondern auch wissen, wie Sie das System verwalten und bei Bedarf wiederherstellen können.
Bev Burnettes Erfahrung ist kein Einzelfall. Unsere Kunden haben ihre Erfahrungen mit der Implementierung auf der unabhängigen Peer-Review-Website Raven Intel bewertet. Das Ergebnis: Unit4 schneidet durchweg besser ab als der Branchendurchschnitt.
Unser Net Promoter Score (NPS) für die Projektumsetzung liegt bei 8,3 gegenüber einem Durchschnitt von 7,1 in der Branche. Außerdem liefern wir im Vergleich zur Branche 25 Prozent mehr Projekte fristgerecht ab, und unsere Berater erhalten eine beeindruckende Bewertung von 4,2 von 5 Punkten.
