Die Eigenschaften eines erfolgreichen Contract Lifecycle Managements

Unit4 Source-to-contract by Scanmarket (S2C), Global

von Unit4 Communications März 17, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

So ziemlich jedes Unternehmen weiß: Contract Lifecycle Management (CLM) und Ressourcenplanung können ohne eine solide Grundlage ziemlich kompliziert sein. Unternehmen, die ihre Geschäfte vorantreiben und auf globalen Märkten mithalten wollen, sind auf die richtige Technologie angewiesen, um die steigende Zahl der Geschäftstransaktionen bewältigen zu können.

Je mehr Anbieter und Lieferanten, desto aufwendiger wird das Vertragsmanagement. Kleinere Unternehmen sind möglicherweise in der Lage, einen gesamten Vertragslebenszyklus für mehrere Verträge zu verwalten. Mittelgroße Unternehmen oder Konzerne hätten jedoch Schwierigkeiten, die schiere Menge an Verträgen korrekt zu managen, geschweige denn über Expansion auch nur nachzudenken. Laut IACCM liegt der jährliche Umsatzverlust aufgrund eines mangelhaften CLM bei etwa 9,2 %.

Also was sind denn nun die wichtigsten Eigenschaften eines erfolgreichen Contract Lifecycle Managements?

Bewertung des Risikos

Bevor ein Vertrag verfasst werden kann, müssen alle Risiken in Betracht gezogen werden, die von der Drittpartei ausgehen können. Eine Due-Diligence-Prüfung ist unerlässlich, wenn Sie eine produktive Lieferantenbeziehung aufbauen möchten. Sie müssen einen soliden Rahmen entwickeln, um alle benötigten Informationen aus unternehmensspezifischen Datenquellen zu erfassen. Dies wird darüber entscheiden, ob der Vertrag erfolgreich gehandhabt oder Ihrem Unternehmen schaden wird.

Vertragserstellung

Eine standardisierte Sprache und vorab genehmigte Vertragsvorlagen mit konfigurierbaren Klauseln, die regelmäßig aktualisiert werden können, sorgen für eine produktive Vertragserstellung und tragen dazu bei, die Einhaltung aller gesetzlichen oder behördlichen Vorschriften sicherzustellen. Eine Bibliothek mit standardisierten Bedingungen und Klauseln erweist sich als sehr hilfreich, um Verträge zu identifizieren, die bestimmte Bestimmungen enthalten können, wovon Ihr CLM später profitieren wird.

Signaturen

Dank der modernen Technologie werden Verträge immer öfter online unterzeichnet. Angesichts der Tatsache, dass der Klimawandel schnellen Schrittes voranschreitet, entscheiden sich Kunden für Unternehmen mit einer besseren Umweltbilanz. Die meisten Unternehmen steigen daher auf papierlose Prozesse um. Elektronische Signaturen werden immer beliebter, um den Vertragsgenehmigungsprozess zu beschleunigen und für ein zusätzliches Maß an Sicherheit zu sorgen. Wenn Sie Ihr CLM erfolgreich transformieren möchten, dann sollten Sie die Verwendung einer E-Signatur-Software in Erwägung ziehen.

Dokumentation

Sind die Verträge ausgehandelt und von allen Parteien unterzeichnet, müssen alle dazugehörigen Daten und Dokumente an einem zugänglichen, aber sicheren Ort aufbewahrt werden. Laut Berechnungen von Deloitte sind 90 % aller Daten in den letzten fünf Jahren entstanden, was der sich schnell weiterentwickelnden Technologie zuzuschreiben ist. Es ist daher schlichtweg nicht mehr praktikabel oder effizient, Informationen an einem physischen Ort zusammen aufzubewahren, oder wie es die meisten Unternehmen heute tun, in verschiedenen Datenbanken zu speichern. Die Vielzahl an Dokumenten und Daten, die für jeden Vertrag erforderlich sind, ist ein Hauptgrund dafür, warum die manuelle Vertragsverwaltung oft nicht ausreicht. Wenn alle Ihre Informationen auf verschiedenen gemeinsam genutzten File-Sharing-Plattformen gespeichert werden, ist das Risiko sehr hoch, dass Daten oder Dokumente verlorengehen oder dass menschliche Fehler auftreten. Darüber hinaus erschwert es die Produktivität und das nachhaltige Unternehmenswachstum.

Die Lösung? Ein zentrales Repository, also eine Datenbank, in der Sie alle Ihre Dokumente speichern. Die Daten und Dokumente sind so leicht zugänglich. Durch die zentrale Speicherung aller einzelnen Dokumente und Informationen können Sie den Vertragsprozess zudem besser kontrollieren und das Risiko menschlicher Fehler und des Verlusts wichtiger Dokumente und Daten verringern, was möglicherweise den Ruf Ihres Unternehmens schaden und Ihre Einnahmen beeinträchtigen könnte.

Auch für die Einhaltung der DSGVO ist es von Vorteil, wenn Sie die vollständige Kontrolle darüber haben, welche Dokumente und Daten gespeichert werden. Ein zentrales Repository ist also nicht nur für ein erfolgreiches CLM, sondern für Ihr Unternehmen insgesamt unerlässlich.

Audits und Überwachung

Ein erfolgreiches Vertragsmanagement endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung bzw. -ausführung. Daher ist es wichtig, die Drittparteien kontinuierlich zu überprüfen, einerseits um den Erfolg Ihres Unternehmens zu gewährleisten und andererseits das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und Bußgeldern zu verringern, die verheerende finanzielle Folgen haben können. Durch regelmäßige Audits und Überprüfungen kann sich das Unternehmen vor Verstößen schützen und das Risiko minimieren. Wenn Sie diesen Prozess jedoch manuell durchführen, kann der Zeitaufwand für die kontinuierliche Überwachung jedes einzelnen Anbieters oder Lieferanten sehr kostspielig sein und die Produktivität beeinträchtigen.

Indem Sie Ihre Verträge kontinuierlich managen, sei es manuell oder mithilfe automatisierter Software, ist es ebenfalls weniger wahrscheinlich, dass Sie das Ende von Verträgen und Verlängerungen verpassen. Durch die Verwendung von KPIs und die Analyse von Betriebsdaten und Workflows erhalten Sie einen vollständigen Überblick darüber, wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Wenn Sie alle Ihre Daten an einem Ort aufbewahren, erleichtern Sie zudem die Planung zukünftiger Vereinbarungen, indem Sie mögliche Risiken Dritter vorhersagen oder Probleme schnell lösen, wie z. B. Engpässe im System oder verpasste Fristen.

Die Implementierung von CLM-Software

Es mag den Anschein haben, dass Contract-Lifecycle-Management-Software nur größeren Unternehmen mit einer Vielzahl von Verträgen zugutekommen würde. Aber die Funktionen und Tools der Software können für alle Unternehmen äußerst nützlich sein, unabhängig von der Größe oder der Anzahl der Verträge. Durch die Erstellung von konfigurierbaren Vertragsvorlagen und die Verwendung einer standardisierten Sprache können Unternehmen sich viel Zeit und Mühe sparen und die Vertragserstellung beschleunigen. Auditing und Compliance werden hingegen immer überschaubarer, weil jede in einem CLM-System durchgeführte Aktion vollständig in den Audit-Protokollen zusammen mit einem Zeitstempel und den Informationen des Benutzers festgehalten wird. Dank der benutzerdefinierten Berichte können Sie Betriebsdaten und Arbeitsabläufe analysieren, während automatisierte Berichte wichtige Informationen und Meilensteine in Bezug auf Ihre Verträge festhalten. Sie können Trigger-basierte Warnmeldungen für diese Meilensteine und Ereignisse einrichten, damit Sie immer den Überblick behalten. Die Software kann in vorhandene ERP-Systeme integriert werden, und Sie können die Software auch so konfigurieren, dass Sie nur die Funktionen implementieren, die Ihr Unternehmen am dringendsten benötigt. Dies macht sie zu einer sehr wertvollen und kostengünstigen Lösung.

Die Technologie ist so weit fortgeschritten, dass es eigentlich keinen Grund gibt, keine CLM-Software zu implementieren, um die Effizienz zu steigern und mit dem Wandel der Zeit Schritt zu halten. Wenn Ihr Unternehmen seine Geschäfte ausbaut, verfügen Sie vermutlich bereits über das nötige Softwaremanagementsystem, um die steigende Zahl an Verträgen und Lieferanten handhaben zu können. Vereinfachen Sie alle Schritte des Vertragsmanagements, von der Erstellung von Dokumenten über die Ressourcenplanung bis hin zur elektronischen Unterzeichnung. Ihr Unternehmen wird enorm davon profitieren.

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