Mehr als nur Smalltalk: So erhielt DPD mithilfe von Technologie ein besseres Verständnis für Mitarbeiterthemen

Ghita Haloui, Talent Development Manager bei DPD, unterhielt sich vor Kurzem mit Chris Rainey von HR Leaders darüber, wie sich die Herausforderungen der Pandemie auf die Branche und das Unternehmen ausgewirkt haben und was das für die Zukunft bedeutet.

Das Jahr 2020 stellte die Paketlieferbranche vor unerwartete Herausforderungen, von denen auch DPD nicht verschont blieb.

Die größten Herausforderungen für die HR-Abteilung von DPD

Für Ghita Haloui war 2020 ein Paradebeispiel für ein VUCA-Szenario. Dieses Akronym steht für Volatility (Volatilität), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Mehrdeutigkeit). Die Landschaft der Branche hat sich vollkommen verändert. Vorbei waren die traditionellen Saisonzyklen (Weihnachten, Black Friday etc.), auf die sich die Branche verlassen konnte. Dieser gewohnte Rhythmus hatte Unternehmen in ruhigeren Phasen eine willkommene Verschnaufpause verschafft, in der sie investieren, sich auf Projekte konzentrieren oder intelligentere Pläne entwickeln konnten.

Doch nun herrschte plötzlich permanente Hochsaison. Und es war kein Ende in Sicht. Von jetzt auf gleich änderte sich alles.

Die Geschäfte schlossen, Verbraucherinnen und Verbraucher stiegen aufs Online-Shopping um und lösten damit einen unerwarteten Anstieg im Paketaufkommen aus. Doch nicht nur das Einkaufsverhalten, sondern auch die gekauften Produkte änderten sich. Workout-Geräte, Haustierfutter und auch medizinische Produkte standen hoch im Kurs und mussten geliefert werden. Damit stieg nicht nur das Liefervolumen, sondern auch der durchschnittliche Lieferumfang. 

Wie konnte das Unternehmen diese Auftragsflut bewältigen?

Eine neue Strategie

DPD war zum Handeln gezwungen. Das Unternehmen musste seine Expansionsvorhaben, die eigentlich für die nächsten 3 bis 5 Jahre geplant waren, quasi über Nacht (bzw. innerhalb weniger Monate) in die Tat umsetzen. Doch wie konnte das gelingen, ohne dabei die Geschäftskontinuität oder das Serviceniveau zu gefährden?

Das Unternehmen legte besonderen Fokus auf die Erhöhung seiner Kapazitäten – und zwar in großem Stil. Durch Expansion und neue Standorte erzielte DPD in nur zwei Monaten eine Kapazitätssteigerung von 50 %. Viele der neuen Standorte brauchten jedoch mehr als nur ein Lager. Zudem musste neues Personal eingestellt werden, was mitten in der Pandemie alles andere als einfach war.

Was unternahm die HR-Abteilung?

Die Talentakquise erforderte 2020 außergewöhnliche Maßnahmen. Nicht nur die Einstellung neuer Teammitglieder, sondern auch die Gewährleistung der Sicherheit aller Beteiligten hatte oberste Priorität. Neue und bestehende Mitarbeitende mussten geschützt werden. Dafür musste eine Arbeitsumgebung geschaffen werden, in der alle Mitarbeitenden ihre Aufgaben sicher erledigen konnten. Manche mussten von zu Hause arbeiten, für die meisten war dies jedoch branchenbedingt keine Option. 

Nicht nur Prozesse mussten überdacht und neu konzipiert werden, sondern auch die Art der Arbeit selbst. Wie lassen sich Pakete kontaktlos liefern? Wie können die Kontakte im Distributionszentrum auf ein Minimum reduziert werden, ohne das Paketmanagement zu beeinträchtigen? Wie lassen sich Bestellprozesse neu gestalten, damit sie effizienter und intuitiver ablaufen? Wie können alle an der Lieferung beteiligten Personen in jeder Phase nachverfolgt werden? Die Liste ist endlos.

Und all das musste in verschiedenen Ländern umgesetzt werden, in denen unterschiedliche Lockdown-Regeln und Einschränkungen galten.

Was war die Lösung für DPD?

Für DPD waren viele der Prozesse und Änderungen vielmehr Variablen als die Lösung selbst. Sie waren sicherlich notwendig, aber nicht das, was dem Unternehmen letztlich dabei helfen würde, die Herausforderungen zu überwinden. Das, worauf es wirklich ankam, waren die Mitarbeitenden, ganz egal, ob neue oder bestehende.

DPD musste sich darauf konzentrieren, seine Mitarbeitenden gut durch diese turbulente Zeit zu bringen. Die Lösung? Bessere Kommunikation. Angesichts der rasanten Veränderungen war es von entscheidender Bedeutung, alle Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen mit Updates, FAQs und Best Practices auf dem Laufenden zu halten. DPD musste sicherstellen, dass alle wesentlichen Informationen sofort für alle verfügbar waren, damit sie sich nicht auf unzuverlässige Quellen verlassen oder ihre Zeit mit der Suche nach Antworten auf ihre Fragen verschwenden mussten.

Gleichzeitig war es wichtig, den Mitarbeitenden eine Stimme zu geben. Anstatt sie nur mit Informationen zu bombardieren, wollte das Unternehmen mit ihnen in Dialog treten. Die HR-Abteilung von DPD musste neue Wege außerhalb der üblichen Parameter finden, um zu ermitteln, wie es den Mitarbeitenden ging und wie sie mit allem zurechtkamen. Dabei standen die Sicherheit und das Wohlbefinden stets im Mittelpunkt, was in Zeiten des Wandels und Wachstums gar nicht so einfach war.

Dieser neue Ansatz führte zu einer grundlegenden Veränderung in der Rolle der HR-Abteilung im Unternehmen. Ihre Aufgaben gingen über das einfache Personalmanagement hinaus und erforderten eine bessere Abstimmung mit anderen Bereichen des Unternehmens. Das HR-Team wurde zum strategischen Partner und Logistikexperten, der alle anderen Abteilungen mit Informationen versorgte und dabei unterstützte, diese turbulenten Zeiten zu überstehen.

Auch die Technik spielte eine Rolle

Die unternehmensweite engere Zusammenarbeit wurde durch den Einsatz anpassungsfähiger Technologien ermöglicht. Diese unterstützten das Unternehmen dabei, Schulungen, Kommunikation und Planung an die ungewöhnlichen Umstände anzupassen. Dadurch ließ sich alles problemlos von zu Hause aus regeln und isolierte Team-Mitglieder konnten besser mit ihren Kolleginnen und Kollegen verbunden werden. Technologien boten endlose Möglichkeiten, was in derart herausfordernden Zeiten mehr als wertvoll war. 

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie DPD seine Geschäftsabläufe und HR-Prozesse 2020 fast über Nacht transformieren konnte? Dann hören Sie sich jetzt das vollständige Interview mit Ghita Haloui im HR Leaders Podcast an, der von Unit4 HCM gesponsert wurde.