Warum ist Contract Lifecycle Management wichtig?
Contract Lifecycle Management (CLM) ist die Verwaltung von Verträgen jeglicher Art von der Anfangsphase bis zum Auslaufen oder zur Erneuerung. CLM ist wichtig, wenn Ihr Unternehmen sein Potenzial maximieren und die Phasen der Vertragsverwaltung rationalisieren möchte, um Effizienz und Kosten zu verbessern.
Von Handelsvereinbarungen bis hin zu Dienstleistungsverträgen sind alle Unternehmen und Organisationen auf Verträge als Schlüsselkomponente ihres Geschäfts angewiesen. Durch die Optimierung der mit der Vertragsverwaltung verbundenen Prozesse und Einführung eines Vertragslebenszyklusmanagements haben Sie die Kontrolle über jede Phase des Vertragsprozesses, von der Risikobewertung über den Vertragsabschluss bis hin zur Vertragserneuerung und -beendigung, was wiederum die Leistung und den Wert des Vertrags verbessert.
Schlecht verwaltete Verträge können negative Folgen für Ihr Unternehmen haben, sowohl in Bezug auf den Ruf als auch in finanzieller Hinsicht. In Anbetracht der Bedeutung von Verträgen für Unternehmen bietet ein effektives Management des Vertragslebenszyklus und die Kontrolle über die End-to-End-Prozesse viele Vorteile.
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Verbesserte Effizienz
Je effizienter ein System ist, desto weniger Zeit und Geld wird es Ihr Unternehmen kosten. Ein effektives System zur Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen kann die Effizienz und Produktivität steigern.
Festgelegte Arbeitsabläufe ermöglichen eine administrative Kontrolle, und Sie können alle Probleme innerhalb des Rahmens erkennen. Ein erfolgreiches Vertragsmanagement sollte Ihr Unternehmen dabei unterstützen, seine Prozesse kontinuierlich zu verbessern und zu beschleunigen und sein Gesamtsystem zu optimieren.
Sie werden den Unterschied bemerken, wie viel schneller der erste Vertragszyklus sein kann, wenn Sie ein effizientes Vertragsmanagementsystem in Ihrem Unternehmen eingeführt haben. Diese Beschleunigung optimiert die Zeit und den Wert eines jeden Vertrags.
Verbesserte Einnahmen
Ein gutes CLM sollte Unternehmen dabei helfen, ihr Potenzial auszuschöpfen und alle finanziellen Ziele zu erreichen. Schlechtes Vertragsmanagement verursacht Berichten zufolge jährliche Umsatzeinbußen von rund 9 %, weshalb Vertragsmanagement für Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder Branche von entscheidender Bedeutung sein sollte.
Dank eines besseren Überblicks über Praktiken und Arbeitsabläufe und einer besseren Kontrolle der Finanzen kann ein erfolgreiches CLM häufig zur Senkung der Betriebskosten beitragen. Durch die Transparenz von Daten, Prüfpfaden und Workflow-Leistungen können Sie Zeit und Geld sparen und den Wert Ihres Vertragslebenszyklus verbessern.
Effektives Risiko- und Compliance-Management
Das Management von Risiken gegenüber Dritten und der Organisation ist für jedes Unternehmen unerlässlich.
In dem Maße, in dem Unternehmen die wachsenden Möglichkeiten nutzen, die sich durch ein umfangreiches Ökosystem von Drittanbietern ergeben, wird auch das Risikomanagement immer umfangreicher und komplexer. Um die wachsende Zahl von Verträgen und die zunehmende Überwachung der expandierenden Beziehungen zu Drittanbietern und des Wertes, den diese für Ihr Unternehmen bringen, erfolgreich zu verwalten, muss ein solides CLM-Rahmenwerk vorhanden sein, um die von einem externen Unternehmen ausgehenden Risiken erfolgreich zu steuern und zu verwalten.
CLM kann bessere Möglichkeiten für die Verwaltung und Überwachung von Risiken bieten. Wenn Unternehmen expandieren und die Anzahl ihrer Verträge, Beziehungen und Verträge sich ändern und wachsen ändern sich auch die Risiken im Verhältnis zu ihrem Wert.
Ein Vorteil von CLM ist in diesem Zusammenhang, dass Ihr Unternehmen alle Daten oder Verträge schnell identifizieren, abrufen, verstehen und darauf reagieren kann, um die Einhaltung von Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.
Daher ist es wichtig, Ihre Verträge kontinuierlich zu prüfen, sowohl für den Erfolg Ihres Unternehmens als auch zur Verringerung des Risikos von Rechtsstreitigkeiten und Geldstrafen, die verheerende finanzielle Folgen haben können. Regelmäßige Audits im Rahmen eines guten CLM-Systems tragen zum Schutz des Unternehmens bei und minimieren das Risiko.
Transparenz
Wenn Sie versuchen, Beziehungen zu Kunden und Dienstleistern aufzubauen, ist Transparenz für alle Beteiligten unerlässlich. Transparenz in Ihrem CLM-System kann die Kommunikation erleichtern. Informationen zu Verträgen müssen leicht verfügbar sein und einfach und effektiv mit allen relevanten Interessengruppen und Personen kommuniziert werden. Ein Rahmen für die Verfolgung und Berichterstattung von Leistung und Fortschritt ist die beste Praxis, wenn es um die Kommunikation und das Management von Erwartungen geht.
Auf diese Weise können alle Beteiligten KPIs, Vertragsprüfungen und Fristen überwachen, was hoffentlich zu einer ausgezeichneten Arbeitsbeziehung mit allen Parteien führt und dazu beiträgt, dass Ihr Vertragsmanagementprozess so reibungslos wie möglich abläuft.
In Anbetracht der Rolle, die Verträge im Geschäftsleben spielen, ist eine gewisse Transparenz unerlässlich. Jeder, der am Vertragslebenszyklus beteiligt ist, sollte zur Rechenschaft gezogen werden können, und es bedeutet auch, dass die Finanzteams die Vertragsleistung und -werte im Auge behalten können, so dass jede Entscheidung, die getroffen wird, auf Echtzeitdaten beruht und der richtige Schritt für die Zukunft des Unternehmens ist.
CLM-Software
Der effektivste Weg, Ihr Vertragsmanagement zu rationalisieren und die Bedeutung dieses für Ihr Unternehmen hervorzuheben, ist die Automatisierung der Prozesse im Vertragslebenszyklus und die Implementierung von Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM). Mit dieser Software kann ein Unternehmen in jeder Phase des Vertragslebenszyklus seine Verträge automatisch digitalisieren, erstellen, überwachen und verwalten.
Ganz gleich, ob es um die Verwaltung von Dokumenten, Verträgen, rechtlichen Vereinbarungen mit Anbietern oder Leasing- und Lizenzvereinbarungen geht, eine gute CLM-Lösung kann alles von Anfang bis Ende verwalten. Rationalisieren Sie Ihre Verwaltungsaufgaben und Genehmigungsprozesse und senken Sie gleichzeitig Ihre Gemeinkosten. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, um die Produktivität, die Effizienz und den ROI zu verbessern und den Umsatz Ihres Unternehmens zu maximieren. Automatisierte Software kann die Erstellungsphase im Vertragsprozess mit Vertragserstellung und -vorlagen, Vereinbarung und Genehmigung, elektronischen Unterschriften und Verpflichtungsmanagement beschleunigen. Mit einem beliebigen Webbrowser können Sie alle Ihre Vertragsmanagement-Projekte und -Prozesse in nur einem einzigen System verwalten.
CLM-Systeme und automatisierte Software bieten auch eine zentrale Plattform für die Speicherung von Dokumenten und Daten sowie einen Rahmen für Standards und Kontrollverfahren. Die Software kann über integrierte Funktionen verfügen, wie z. B. intelligente Fragebögen, ein browserbasiertes zentrales Repository und auslösungsbasierte Warnmeldungen für Meilensteine und Ereignisse, die allesamt bei der Verwaltung von Risiken und der Einhaltung von Vorschriften helfen können, unterstützt durch vollständige Prüfpfade. Mit den Berichtsfunktionen, die in den meisten Softwarelösungen enthalten sind, behalten Sie den Überblick über alle Compliance-Management- und -Prozesse und können operative Daten, Arbeitsabläufe und Informationen verfolgen und analysieren.
Wie kann Unit4 Ihnen helfen?
Unit4 Contract Lifecycle Management by Scanmarket kann Ihren gesamten Vertragsmanagementprozess von der Entstehung bis zum Abschluss abwickeln - und Ihnen den Einblick und die Aufzeichnungen liefern, die Sie benötigen, um bessere Ansätze zu entwickeln und die Due Diligence zu automatisieren.
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Häufig gestellte Fragen
Was sind die Phasen des Vertragsmanagements?
Das Vertragsmanagement besteht aus der Vorvertragsphase, der Vertragsentwicklung, der Vertragsausführung, der Vertragsverwaltung und der Vertragsbeendigung. Wenn Sie sich an diese Struktur halten, wird der Vertragsprozess weniger entmutigend und effektiver.
Wie wird das Management des Vertragslebenszyklus umgesetzt?
Um ein erfolgreiches System zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus zu implementieren, müssen Sie die Beteiligten ermitteln, einen Prozessablauf entwickeln, eine geeignete Software auswählen, Schulungen und Support anbieten und den Prozess kontinuierlich überwachen und bewerten. Dies hilft Unternehmen, Verträge effizient zu verwalten, Risiken zu reduzieren und Geschäftsziele zu erreichen.
Was sind Tools für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus?
Beispiele sind Tools zur Vertragserstellung für benutzerdefinierte Vorlagen und automatisierte Entwürfe, Vertragsverwaltungsdatenbanken zur Zentralisierung von Daten und Analysetools für einen besseren Einblick. Diese Tools helfen Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren und Risiken zu minimieren, um einen maximalen Vertragswert zu erzielen.
